La novità maggiormente significativa è rappresentata dal nuovo ruolo del Compliance Officer AML/CFT che deve informare e condividere le sue responsabilità con il Compliance Manager – il membro dell’organo amministrativo responsabile della conformità AML/CFT – e il Board of director. Tale figura deve avere conoscenze, competenze ed esperienza adeguate nell’ambito dell’identificazione, della valutazione e della gestione dei rischi ML/TF nonché per l’attuazione di politiche, controlli e procedure AML/CFT, e deve conoscere il modello di business e il settore in cui opera l’operatore nonché la sua esposizione ai rischi.

Deve disporre di tempo e risorse sufficienti per svolgere efficacemente i suoi compiti AML/CFT e informare regolarmente e senza ritardo, l’Organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica e non deve avere conflitti di interesse.

Fra i nuovi compiti assegnati al Compliance Officer AML/CFT vi è il ruolo consultivo in merito  decisione di on-boarding dei clienti a rischio alto o sulla riclassificazione del rischio di quelli esistenti a meno che il potere di approvare l’apertura di tali rapporti sia assegnato direttamente al compliance officer AML/CFT.

A fianco a nuovi compiti e alla maggiore importanza riconosciuta al Compliance Officer all’interno della struttura, si accompagna la necessità di prevedere un adeguato inquadramento che lo deve collocare fra gli alti dirigenti.

Gli Orientamenti prevedono che assegnano un ruolo di grande rilevanza all’Organo di gestione nella sua funzione di vigilanza AML/CFT responsabile della definizione, dell’approvazione e della supervisione in merito all’attuazione di un adeguato ed efficace quadro di governance interna e di controllo interno per garantire il rispetto dei requisiti applicabili nel contesto della prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo (ML/TF).

Per poter assolvere efficacemente ai suoi compiti tale Organo deve possedere adeguate conoscenze e competenze ed essere in grado di comprendere i rischi ML/TF relativi alle attività e al modello di business dell’istituzione finanziaria, nonché conoscere il framework regolamentare relativo alla prevenzione dei rischi ML/TF. 

Quanto al ruolo e alle responsabilità del Responsabile della conformità AML/CFT, le guidelinee prevedono il suo impegno:

• nello sviluppo di un AML/CFT risk assessment framework per l’identificazione e la valutazione del rischio;
• nell’implementazione di politiche e procedure adeguate, efficaci e commisurate ai rischi ML/TF che includano almeno:
  • la metodologia di valutazione del rischio ML/TF a livello aziendale;
  • la due diligence del cliente e il processo di accettazione della clientela, in particolare ad alto rischio;
  • il reporting interno (analisi delle operazioni inusuali) e presentazione di segnalazioni alla FIU;
  • la tenuta dei registri; il monitoraggio della Funzione di compliance sulla conformità AML/CFT.
• affinché le procedure siano conformi ai requisiti di adeguata verifica della clientela;
• nel monitoraggio continuo circa l’attuazione delle misure, delle politiche, dei controlli e delle procedure adottate per assicurare il rispetto da parte dell’ente dei propri obblighi in materia di AML/CFT, garantendo l’efficacia dei controlli AML/CFT applicati dalle linee di business e dalle unità interne ed effettuando test a campione per stabilire i livelli di conformità dell’ente;
• nel supportare l’organo di gestione direttamente o tramite il membro dell’organo di gestione responsabile AML/CFT in merito alle misure da adottare per garantire il rispetto delle leggi e dei regolamenti e fornendo anche una valutazione sul possibile impatto di eventuali cambiamenti nel contesto giuridico, sulle attività e sulla conformità della struttura dell’ente.

Ulteriori dettagliate indicazioni vengono fornite nelle linee guida in parola:

• con riferimento al contenuto della Relazione del responsabile della conformità AML/CFT, che deve prevedere una sezione dedicata alla valutazione del rischio ML/TF, una dedicata all’adeguatezza quali-quantitativa delle risorse e una sull’efficacia delle politiche e procedure;
• sul processo di individuazione e gestione delle operazioni sospette;
• sulla formazione e consapevolezza del personale in merito ai rischi ML/TF cui è esposto l’ente.

Le nuove linee guida EBA in consultazione rappresentano un ulteriore passo in avanti nell’effettiva attuazione del quadro esistente dell’UE in materia di AML/CFT, favorendo l’armonizzazione e il rafforzamento della normativa in materia di antiriciclaggio e di contrasto del finanziamento al terrorismo, attraverso la diffusione di prassi virtuose in materia di governance e l’adozione di efficaci politiche e procedure in ambito AML/CFT.

L’EBA con le sue guideline fornisce nuovi importanti strumenti a disposizione dei Compliance Officer AML/CFT nella lotta al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo e conferma la tendenza già rilevata in altri ambiti, di normare scrupolosamente e dettagliatamente processi, policy e procedure in questa materia.