Il Decreto Legislativo n.24 del 10 marzo 2023 emanato in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 ha introdotto l’obbligo per le aziende del settore pubblico e privato di dotarsi di un proprio sistema interno di segnalazione degli illeciti, indipendentemente dall’adozione di un Modello Organizzativo 231/01 (Modello adottato per la prevenzione degli illeciti dell’Ente).

Dal 17 dicembre 2023 è divenuta operativa la nuova disciplina Whistleblowing anche per le Piccole e Medie imprese con più di 50 dipendenti. Trattasi di una rilevante svolta normativa improntata ad una cultura del lavoro più trasparente e responsabile, nell’ottica di un generale miglioramento della compliance aziendale, della mappatura e gestione dei rischi e, infine, della prevenzione degli illeciti.

Con il termine “Whistleblower” - letteralmente “soffiatore di fischietto” – si intende il dipendente o il terzo che segnala comportamenti, atti od omissioni, o situazioni irregolari non di interesse personale, ma lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o privata, di cui è venuto a conoscenza in ragione del contesto lavorativo nel quale opera.

Trattasi di violazioni di disposizioni normative nazionali ed europee, ivi inclusi gli illeciti amministrativi, contabili, civili o penali nonché le condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/01, recante la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”.

Sono considerati “Whistleblowers” i lavoratori subordinati, i collaboratori, i liberi professionisti nonché i consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso l’azienda, i volontari e i tirocinanti, retribuiti o non retribuiti, gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Alle imprese viene disposto l’obbligo di dotarsi di un proprio sistema di segnalazione che garantisca adeguati standard di sicurezza – mediante, ad esempio, piattaforme informatiche - che preservino l’anonimato o la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Il Decreto Whistleblowing prevede altresì l’espresso divieto di qualsivoglia condotta ritorsiva indirizzata verso i segnalanti a seguito della segnalazione. Si considerano atti di ritorsione, a titolo esplicativo e non esaustivo: il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; la retrocessione di grado o la mancata promozione; il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; le note di merito negative o le referenze negative; la coercizione, l’intimidazione, le molestie, l’ostracismo; la mancata conversione di un contratto a termine in un contratto a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse legittima aspettativa a detta conversione.

È stato, infine, predisposto sul sito ANAC un apposito elenco degli enti del terzo settore interessati a fornire misure di sostegno per i whistleblowers. In particolare, tali misure vengono individuate nell’assistenza e nella consulenza a titolo gratuito “sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato”.

Il Decreto affida la gestione del canale interno di segnalazione ad una persona o ad un ufficio interno autonomo dedicato con personale specificatamente formato alla gestione del sistema di segnalazione, ovvero ad ufficio o personale esterno che garantisca in ogni caso i requisiti di autonomia, indipendenza e professionalità del Gestore.

Orbene, le procedure di segnalazione interna dovranno prevedere meccanismi esecutivi efficaci, trasparenti e tempestivi per a) dare conferma alla persona segnalante della ricezione della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione; b) dare riscontro dell’esito della stessa entro 3 mesi dall’avviso del ricevimento; c) qualora sia riscontrata la responsabilità del soggetto segnalato sanzionarne gli autori e d) assicurare la generale tutela dei whistleblowers e di altri soggetti coinvolti mediante misure sanzionatorie per chiunque ponga in essere atti di ritorsione o di ostacolo alla trasmissione della segnalazione.

In conclusione, pare che l’intento del Legislatore prima europeo e successivamente nazionale sia proprio quello di responsabilizzare attivamente il personale dipendente e le altre parti interessate a segnalare le condotte illecite in ottica di prevenzione e riduzione degli illeciti, mediante la promozione di una organizzazione proiettata sulla fiducia e trasparenza, con auspicati impatti positivi sulle performance aziendali. Tuttavia, la necessità di riconoscere un’adeguata procedura a tutela sia dei segnalanti che del contenuto delle segnalazioni, ha quale contraltare l’onere delle parti coinvolte di divenire soggetti attivi responsabili e consapevoli, al fine di salvaguardare le aziende da eventuali danni economici o d’immagine derivanti dall’utilizzo ipertrofico o distorto dello strumento della segnalazione. Sul punto, di fondamentale rilevanza sarà la previsione di adeguate sessioni di formazione e informazione indirizzate a tutte le parti attive coinvolte nella procedura di segnalazione interna, e, dunque, sia al personale dipendente che alle controparti esterne che prestano la loro attività presso l’azienda.

Occorrerà, quindi, avere sempre uno specifico riguardo agli obiettivi prefissati dalla disciplina novellata, al perimetro applicativo oggettivo e soggettivo del menzionato Decreto, al sistema di segnalazione adottato, ed infine, non per ultimo, al sistema di sanzioni previsto sia per chi ostacola il processo di segnalazione sia per chi, al contrario, segnala in mala fede. Con riguardo a questo ultimo aspetto, la numerosità di segnalazioni prive di fondamento o addirittura in mala fede rischiano di rallentare il processo di gestione e nei casi più gravi di estremi a minare la reputazione e la sostenibilità stessa aziendale, arrecando danni poi recuperabili solo mediante azioni mirate a riconquistare la fiducia di clienti e stakeholder in un arco temporale di medio e lungo periodo. Presidiare quindi correttamente, sin dalle prime fasi, la corretta applicazione operativa della disciplina sarà cruciale per incoraggiare le segnalazioni utili e scoraggiare al contempo gli eventuali intenti di utilizzo distorto della normativa.